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Excel提示:当输入新数据时,图表会自动更新

2020-11-13 10:09:07栏目 : 设计素材围观 : 60次

我有一个朋友是做销售的。他用Excel图表记录自己每天的销售结果。那天他打电话问了这么一个问题:用Excel记录每天的销售情况很方便,可以直观的显示每天的销售结果,但是因为每天都有新的数据,所以我每天都要手动更改图表,让它包含新的数据。有没有办法让我在输入新数据时自动更新图表?下面的方法会为他解决这个问题。

在Excel 97和更高版本中,当选择一个图表数据系列时,工作表中与该数据系列对应的数据区域周围会出现一个框架。此时,只需拖动框架的一角,就可以扩展数据区域。本文采用的方法是用公式定义动态数据范围来创建图表,这样在输入数据时图表就可以自动更新,而不需要手动改变数据范围。

具体操作步骤如下:

1.输入数据,创建图表,如图1所示(下载Excel工作簿练习)。

图1

2.选择菜单命令“插入>:名称>:定义”,打开“定义名称”对话框。在“当前工作簿名称”下面的输入框中输入“日期”,输入公式“=OFFSET(Sheet1!$ a2,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A)-1),点击“添加”按钮添加日期,如图2所示。

图2

注意:第一个数据点(单元格A2)在OFFSET函数中被引用,COUNTA函数用于获取A列的数据点个数..因为A列包含非数字数据“日期”,所以从公式中减去1。

3.继续在“定义名称”对话框中定义名称。在“当前工作簿中的姓名”下面的输入框中输入“sales”,输入公式“=OFFSET(Sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$B:$B)-1),点击“添加”按钮,如图3所示。然后单击确定按钮关闭对话框。

图3

4.激活图表并选择数据系列。你可以看到编辑栏里的不变公式是这样的:=SERIES(Sheet1!$ B1,Sheet1!$ a2:$ a10,Sheet1!$B$2:$B$10,1),接下来的步骤至关重要,我们要做一个替代,现在公式修改如下:=SERIES(,Sheet1!日期,Sheet1!销售,1),如图4所示。在修改后的公式中,我们可以看到我们在步骤2和步骤3中定义的名称:日期和销售额。

图4

完成以上工作后,朋友的问题解决了。当我们输入新数据时,图表会自动更新。赶紧试试。如图5所示,图表通过添加2月10日的销售额自动更新。最后需要注意的是,使用OFFSET函数时,COUNTA函数必须指向第一个数值数据。如果指向第一个非数值数据,自动更新是不可能的。

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